Если в штате есть сотрудники, компания или ИП с работниками выступает налоговым агентом по НДФЛ: удерживает налог из зарплаты, больничных, отпускных и других выплат, сдаёт 6‑НДФЛ, выдаёт сотрудникам 2‑НДФЛ, перечисляет налог через единый налоговый счёт (ЕНС).
Ниже предлагаем — практичный обзор для 2026 года: что сдавать, когда платить и где чаще всего ошибаются малый бизнес и ИП‑работодатели.
Не путайте формы. Декларацию 3‑НДФЛ подаёт само физическое лицо — при получении вычетов, продаже имущества, доходах от аренды и в других случаях, когда человек сам отчитывается перед ФНС.
Работодатель за сотрудников отвечает через 6‑НДФЛ (расчёт) и 2‑НДФЛ (справки). Это разные документы и разные обязанности.
Кратко: что делает работодатель
- Исчисляет и удерживает НДФЛ при каждой выплате (зарплата, премия, отпускные и т.д.).
- Сдаёт 6‑НДФЛ — расчёт сумм дохода и налога по сотрудникам.
- Выдаёт 2‑НДФЛ сотрудникам по итогам года (и при увольнении — в срок, установленный законом).
- Перечисляет удержанный НДФЛ на ЕНС и при необходимости подаёт уведомление об исчисленных суммах.
- Ведёт кадровый и зарплатный учёт, чтобы цифры в отчётах сходились.
Подробнее про перечисление через ЕНС читайте в статье Единый налоговый платёж для ИП и организаций.
Ставки НДФЛ в 2026 году
Для большинства выплат резидентам по‑прежнему действует базовая ставка 13%. При превышении порога дохода за год применяется прогрессивная шкала (15%, 18%, 20%, 22% — в зависимости от суммы годового дохода).
Практика для бухгалтера: ставку считают нарастающим итогом с начала года по каждому сотруднику. Ошибка в расчёте «с середины года» — частая причина расхождений с ФНС.
Нерезиденты, дивиденды, отдельные виды доходов рассчитываются по другим ставкам. Если в штате есть иностранцы или нестандартные выплаты, расчёт лучше сверить на консультации.
6‑НДФЛ: сроки сдачи в 2026 году
6‑НДФЛ сдают ежеквартально и по итогам года. Ориентиры (если дата выпадает на выходной — перенос на ближайший рабочий день, уточняйте календарь ФНС):
| Отчётный период | Срок сдачи 6‑НДФЛ |
|---|---|
| I квартал (январь–март) | 25 апреля 2026 |
| Полугодие (январь–июнь) | 25 июля 2026 |
| Девять месяцев (январь–сентябрь) | 25 октября 2026 |
| Год (январь–декабрь) | 25 января 2027 |
Сдача — в электронном виде, если численность и условия организации это предполагают (для большинства работодателей — обязательно).
Нулевой 6‑НДФЛ: если выплат не было, форму всё равно нужно сдать с нулевыми показателями — иначе ФНС фиксирует непредставление отчётности.
2‑НДФЛ: кому и когда
2‑НДФЛ — справка о доходах и удержанном налоге для сотрудника. По итогам календарного года работодатель обязан:
- выдать справку каждому работнику — не позднее 25 января года, следующего за отчётным (то есть за 2026 год — до 25.01.2027);
- отразить сведения в годовом 6‑НДФЛ (раздел с данными по каждому физлицу).
При увольнении справку выдают в сроки, установленные НК РФ (обычно в день увольнения по требованию или в течение 3 рабочих дней — в зависимости от ситуации; при сомнениях сверьтесь с бухгалтером).
Уплата НДФЛ и уведомления через ЕНС
Удержанный НДФЛ перечисляют на ЕНС одним платежом вместе с другими налогами. Срок уплаты — не позднее 28‑го числа месяца, следующего за месяцем выплаты дохода (при переносе из‑за выходных — см. календарь ФНС).
Уведомление об исчисленных суммах по НДФЛ подают до уплаты — как правило, не позднее 25‑го числа того же месяца (если в этом месяце есть обязанность уплатить налог).
С 1 октября 2023 года налоговый агент вправе подать несколько уведомлений по НДФЛ за один месяц, если налог перечисляется частями. Так бывает, когда аванс и основная зарплата выплачиваются в разные даты: по каждой сумме, которую нужно уплатить на ЕНС, подаётся своё уведомление об исчисленных суммах — в пределах сроков, установленных НК РФ.
Типовая схема месяца:
- Начислили и выплатили зарплату → удержали НДФЛ.
- Подали уведомление с суммой к уплате.
- Пополнили ЕНС и оплатили до 28‑го.
- Убедились, что суммы в 6‑НДФЛ, РСВ и зарплатных ведомостях согласованы.
Узнать о порядке подробнее вы можете в материале про ЕНП.
Связь с другой отчётностью
Работодатель сдаёт не только «налоговые» формы:
- РСВ (страховые взносы) — в ФНС;
- ЕФС‑1 и связанные формы — в СФР, если есть застрахованные сотрудники.
Цифры по начислениям должны стыковаться между зарплатой, 6‑НДФЛ и взносами. Расхождение — частый повод для камеральной проверки.
Форму ЕФС‑1 и связанные отчёты в Социальный фонд мы разбирали в материале Отчёт ЕФС‑1: форма, сроки, штрафы. Изменения в трудовом законодательстве и кадровые документы — в статье Трудовой кодекс в 2026 году: как бизнесу работать по новым правилам; при необходимости кадровый блок можно передать на аутсорсинг.
7 частых ошибок работодателя
- Перепутали 3‑НДФЛ и 6‑НДФЛ — разные декларации и разные субъекты.
- Не подали нулевой 6‑НДФЛ, когда выплат не было.
- Уплатили НДФЛ без уведомления или с суммой, не совпадающей с удержанной.
- Не пересчитали прогрессивную ставку при высокой годовой зарплате.
- Разные суммы в зарплатной ведомости, 6‑НДФЛ и РСВ.
- Опоздали с 2‑НДФЛ для уволившегося сотрудника.
- Держат учёт «в таблице» без связки с ЕНС — на ЕНС деньги есть, а уведомление не подали.
Штрафы
Точные суммы зависят от нарушения и статуса (ИП / ООО). В общих чертах:
- Несвоевременная сдача 6‑НДФЛ — штраф 1 000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки (но не менее 1 000 ₽ за отчёт).
- Грубые ошибки в расчёте — доначисление налога, пени, штраф 20% (при умысле — 40%) от неуплаченной суммы.
- Нарушения по 2‑НДФЛ — отдельные штрафы по ст. 120 и 126 НК РФ.
При получении требования из ФНС не тяните: часть расхождений закрывается уточнённым расчётом и переплатой на ЕНС.
Чек-лист на IV квартал 2026
Сверить 6‑НДФЛ за 9 месяцев (срок — 25 октября) и подготовиться к годовому расчёту.- Проверить уведомления и баланс ЕНС по каждому месяцу выплат.
- Заложить время на 2‑НДФЛ и годовой 6‑НДФЛ в январе 2027.
- Сверить кадровые приказы и выплаты — особенно после изменений ТК‑2026.
- Общий контекст налогов и отчётности — в осеннем чек-листе 2026.
Нужна помощь с зарплатой и отчётностью? БФ «Ника» в Санкт‑Петербурге ведёт бухгалтерию для ИП и ООО с сотрудниками, готовит 6‑НДФЛ, РСВ, отчёты в СФР, помогает с кадровым учётом. Ориентир по стоимости — калькулятор и цены; тариф считаем по сделкам в месяц, не по каждой операции.
