Кадровое сопровождение

Кадровое делопроизводство является необходимой частью работы юридических организаций и ИП. Несмотря на то, что кадровый учет – задача не первостепенной важности, забывать  о нем совсем не стоит. Инспекция по труду все пристальнее следит за деятельностью предприятий и предпринимателей. Сотрудники становятся все более юридически грамотными и стремятся защищать свои права и интересы. Только  порядок в кадровых документах поможет вам избежать штрафов от госорганов и исков в суд от бывших работников.

Ведение кадрового учета требует специальных знаний относительно целей, задач и методов его организации, поэтому зачастую компании обращаются к сторонним организациям, оказывающим кадровое сопровождение бизнеса удаленно. Учитывая, что в трудовом законодательстве нередко происходят изменения и утверждаются новые правила работы с документами, кадровый специалист всегда должен быть в курсе последних нововведений.

Ведение кадрового делопроизводства в организации

Под кадровым делопроизводством имеется в виду документирование кадровых действий и работу с такого рода документацией, например, оформление нового сотрудника, подготовка приказа о приеме и увольнении работника, заключение трудового договора, внесение записей в трудовую книжку, ведение штатного расписания персонала, формирование приказов о направлении в командировку, оформление актов о несчастном случае и т.д.

Для того, чтобы вести учет правильно и без ошибок, необходимо знать правила организации кадрового производства, особенно когда учет в компании начинается с нуля. Это поможет организациям в будущем избежать штрафов от трудовой инспекции, а работникам — не испытывать проблем с оформлением различных пособий.

Базовая стоимость по системам налогообложения
(руб/меc) для ООО/ПАО/НКО

Какие задачи решает кадровый учет ООО и ИП

Кадровое делопроизводство направлено на создание удобной системы для работы с документацией, при которой работодатель может наладить эффективное взаимодействие с рабочим персоналом и надзорными органами в части своевременного предоставления документов, а работник — получать необходимые бумаги и кадровую поддержку со стороны работодателя в установленные сроки.

Задачей кадрового учета является надлежащее документальное оформление трудовых взаимоотношений, согласующееся с требованиями российского законодательства. К решаемым задачам при помощи кадрового делопроизводства также относятся:

1. Разработка и внедрение системы менеджмента персонала, способствующей достижению целей компании;
2. Регламентирование отношений между работником и его работодателя путем письменного декларирования их прав и обязанностей.
   В этом может помочь такой инструмент, как должностные инструкции, в которых прописаны условия труда, перечень должностных функций, ответственность работника, порядок выполнения тех или иных обязанностей.
3. Разрешение разногласий между сторонами трудовых отношений.
   Успех в урегулировании конфликтных ситуаций в пользу работодателя часто зависит от правильности оформления документов, которые служат подтверждением в судебных процессах.

Применение кадрового делопроизводства

На практике кадровое делопроизводство охватывает несколько областей:

• Первичный кадровый учет, подразумевающий оформление кадров и ведение личного дела сотрудника (подготовка трудового договора и должной инструкции, оформление личных карточек, формирование приказов на прием и увольнение, составление графика отпусков и др.);
• Управление персоналом, включающее разработку ЛНА, регламентов, инструкций (это могут быть правила внутреннего распорядка, положения о защите персональных данных, о командировках и т.д.);
• Разработка и утверждение инструкций по охране труда;
• Кадровый учет и подготовка ежемесячной отчетности по страховым взносам;
• Учет рабочего времени сотрудников для последующего финансового расчета;
• Предоставление консультационной поддержки сотрудников в вопросах, касающихся трудовых взаимоотношений.

Бухгалтерская компания “Ника” осуществляет полное кадровое сопровождение ИП и организаций в Санкт-Петербурге и кадровый аутсорсинг компаний в других городах России.

Кадровое сопровождение включает в себя следующий перечень услуг:

• Оформление трудовых отношения между работниками и работодателями: разработка и оформление договоров, изменений, дополнений и доп. соглашений.
• Ведение и учет личных карточек  работников.
• Ведение и учет трудовых книжек.
• Оформление приема на работу и увольнения.
• Оформление документов по командировкам, кадровым перемещениям, отпускам.
• Оформление листков временной нетрудоспособности.
• Разработка и ведение табеля учета рабочего времени.
• Оформление страхового свидетельства в Пенсионном фонде.
• Кадровый аудит.
• Консультации по трудовому праву.

Наши специалисты не только помогут Вам с оформлением всех кадровых документов, но и дадут рекомендации по избежанию трудовых споров!

Оказываем услугу по восстановлению кадрового учета.

Работаем организациями различных направлений: с образовательными учреждениями, медицинскими, строительными и т.д.

Как организовать кадровое делопроизводство

Первым делом нужно позаботиться о создании нормативной базы, опирающейся на ТК РФ, которая будет служить ориентиром при оформлении документации и осуществлении различных кадровых процессов.

Затем руководителю предприятия необходимо назначить сотрудников, которые будут нести ответственность за ведение кадрового дела. После этого нужно обозначить список обязательных документов (личные карточки, приказы на прием, трудовые договоры и т.д.), разработать ЛНА, сделать записи в регистрационных журналах, обеспечить безопасное хранение личных дел, при котором персональные данные сотрудников будут защищены.

Электронный документооборот

Для упрощения работы с кадровыми документами, уменьшения количества бумажных стопок и папок на стеллажах, компании отказываются от ведения документов на бумажном носителе и делают выбор в пользу электронного ведения документооборота. Это дает несколько преимуществ как для самих предпринимателей, так и для трудоустраивающихся или уже работающих сотрудников. Например, электронный формат позволяет отследить ошибки в заполнении документов и не допускать их в дальнейшем, документы защищены специальной системой контроля, можно получить доступ ко всей документальной базе, документы находятся в облачном хранилище и не нужно искать место для хранения архивных документов.

Ответственность

Если предприниматель не ведет кадровую документацию, предусмотренную в обязательном порядке Трудовым кодексом РФ, то он нарушает законодательство. Отсутствие или ненадлежащее оформление такой документации влечет за собой административную ответственность.

Для должностных лиц административное взыскание варьируется от 1000 до 5000 рублей, для ИП применяются те же штрафы или приостановка деятельности на 90 дней, для ООО возможна приостановка деятельности на тот же срок, а штрафы начинаются от 30 000 рублей.

Вопрос ведения кадрового делопроизводства достаточно обширен и требует профессионального подхода. Многие предприятия предпочитают нанимать в штат дополнительного специалиста, который будет заниматься всеми кадровыми вопросами, но когда речь заходить о постановке кадрового производства, то зачастую руководители организаций обращаются к аутсорсинговым компаниям, занимающимся сопровождением кадрового учета. Наша компания предоставляет услуги по кадровому аутсорсингу и ведению кадрового учета в полном объеме по выгодным ценам. Мы поможем вам организовать кадровое делопроизводство с нуля и поддержим на каждом этапе деятельности компании.

Наши специалисты не только помогут Вам с оформлением всех кадровых документов, но и дадут рекомендации по избежанию трудовых споров с работниками!