По закону, вести кадровый учет должны все работодатели, в том числе, организации и ИП. В процессе кадрового делопроизводства бизнесмен оформляет трудовые договора, составляет приказы, личные дела сотрудников. Он же обеспечивает хранение документов в архиве в течение срока, установленного законодательством. Для личных дел, списков работников, ведомостей на выплату зарплаты он составляет 75 лет.
Вести кадровый учет, принимать локальные нормативные акты индивидуальный предприниматель должен в случае, если имеет хотя бы одного работника в штате. Эта обязанность предусмотрена Трудовым Кодексом РФ. При отсутствии кадровых документов инспекция может наложить на бизнесмена штраф. Ошибки в ведении учета грозят предпринимателю административной и уголовной ответственностью.
Какие документы должны быть в кадровом учете ИП
Состав кадровых документов индивидуальных предпринимателей различен и зависит от характера деятельности, условий труда. Но есть обязательная документация, которую следует вести каждому бизнесмену. Ее запрашивают во время проверок Трудовая инспекция, ПФР, сотрудники ИФНС. В случае ее отсутствия на предприятии в отношении работодателя применяются административные санкции.
К таким документам относятся внутренние нормативные акты, распорядительные документы, а также кадровые бумаги, регламентирующие труд сотрудников. Предприятие должно пользоваться унифицированными формами приказов, расчетных документов: платежных ведомостей, кассовых книг. Бланки распорядительной документации руководитель может разработать самостоятельно, но на основании требований ГОСТа Р 7.0.97 – 2016. Они утверждаются подписью и печатью работодателя (если она предусмотрена).
Список обязательных документов ИП
Локальные нормативные документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение об оплате труда и начислении премии;
- положение об обработке личных данных сотрудников;
- инструкции по охране труда;
- ведомость ознакомления с инструктажем по охране труда;
- книги учета предоставленных документов служащим.
Распорядительная документация:
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнении работников;
- приказы об отстранении от службы, отзыве служащего из отпуска;
- приказы о вознаграждении и наложении штрафа и др.
Документы по кадровому составу:
- трудовые договоры с сотрудниками, закрепляющие их права и обязательства;
- график ежегодного отдыха;
- личные карточки служащих;
- трудовые книжки в бумажной форме;
- ведомость учета трудовых книжек;
- табель учета рабочего времени.
За отсутствие, утерю или неправильное оформление обязательных документов на предприятии предусмотрены штрафы. Они регламентируются статьей 5.27.1. КоАП и могут достигать 40 тысяч рублей. Также организацию могут наказать приостановкой деятельности на срок до 3 месяцев.
Стоимость ведения кадрового учета для ИП (руб/мес)
УСН 6% с дохода
УСН 7% доход-расход
ОСНО (НДС)
| Показатель расчета стоимости |
|---|
| до 5 сделок в месяц |
| до 10 сделок в месяц |
| до 30 сделок в месяц |
| от 30 до 50 сделок в месяц |
| от 50 до 70 сделок в месяц |
| от 70 до 100 сделок в месяц |
| от 100 до 150 сделок в месяц |
| от 150 до 200 сделок в месяц |
| от 200 до 300 сделок в месяц |
| ВЭД |
| УСН 6% с дохода | |
|---|---|
| Услуги, Транс. услуги |
Торговля, произ-во, строит-во |
| 3000 | |
| 4500 | |
| 6500 | |
| 8000 | |
| 10000 | |
| 13000 | |
| 17000 | |
| 21000 | |
| 25000 | |
| УСН 7% доход-расход | |
|---|---|
| Услуги, Транс. услуги |
Торговля, произ-во, строит-во |
| 3500 | 4500 |
| 5000 | 6000 |
| 7000 | 8000 |
| 9000 | 10000 |
| 11000 | 13000 |
| 14000 | 16000 |
| 19000 | 21000 |
| 23000 | 26000 |
| 30000 | 34000 |
| ОСНО (НДС) | ||
|---|---|---|
| Услуги, Транс. услуги |
Торговля | Произ-во, Строит-во |
| 5000 | 5500 | 6000 |
| 8000 | 9000 | 10000 |
| 11000 | 12000 | 13000 |
| 14000 | 15000 | 16000 |
| 17000 | 18000 | 19000 |
| 21000 | 22000 | 24000 |
| 27000 | 29000 | 31000 |
| 32000 | 35000 | 37000 |
| 42000 | 45000 | 47000 |
| +30% к стоимости |
| Дополнительные услуги | Стоимость, руб. |
|---|---|
| За каждого сотрудника (гр-н РФ) | 750 |
| За каждого иностранца | 1 250 |
| Неокладная система оплаты труда, в т.ч. различные компенсации | +500 |
Ведение кадрового учета работников
Кадровый учет ИП может вести самостоятельно – или доверить его профессионалам. При этом важно, чтобы специалист по кадрам знал:
- трудовое законодательство, нормы трудового права, законы о персональных данных;
- локальные нормативные акты организации;
- порядок составления, ведения и хранения документов по сотрудникам;
- расчеты льгот, компенсаций, заработных плат работникам.
Работнику отдела кадров нужно уметь оформлять сотрудников на работу, составлять трудовые договора, должностные инструкции, личные дела, ежегодные отпуска, вносить записи в бумажную или электронную трудовую книжку. Вести документооборот нужно аккуратно, в соответствии с учетной политикой предприятия и актуальным законодательством. В этом случае предприниматель сможет защитить бизнес от проверок контролирующих органов и штрафов.
Специалисты компании «Ника» предлагают услугу ведения кадрового учета у ИП с наемными работниками. Эксперты сопровождают бизнес с различной спецификой: большим количеством сотрудников, сезонным характером деятельности, текучестью кадров. Они знают нормы документооборота, правила внутреннего трудового распорядка, действующее законодательство по кадрам и охране труда. Сопровождение учета фирмой «Ника» позволяет полностью подготовиться к визитам трудовой инспекции и избежать санкций.
Документы, которые могут стать обязательными для учета ИП
В зависимости от специфики ведения бизнеса, в кадровом делопроизводстве предпринимателю могут понадобиться:
- Должностные инструкции. Они составляются, если нет возможности либо необходимости указывать перечень обязанностей сотрудников в договоре. Отдельными документами также можно оформить положение об аттестации, графики работы служащих;
- Положение о коммерческой тайне, если ИП хочет защитить свои базы от конкурентов;
- Коллективный договор с сотрудниками фирмы;
- Договоры о материальной ответственности, если в штате присутствуют должности, отвечающие за сохранность ценностей;
- Список должностей с ненормированным порядком работы (более 8 часов в день);
- График смен служащих;
- Журнал прохождения медицинских осмотров.
Специалисты «Ника» досконально знают состав обязательной и рекомендуемой к составлению кадровой документации предприятия. Они успешно проходят десятки проверок Трудовой инспекции в год без вопросов со стороны проверяющих органов. Опыт ведения кадрового делопроизводства гарантирует полное соответствие учета ИП актуальным требованиям законодательства.
Кадровый учет работников ИП в «Ника»
В нашей компании можно заказать полное или частичное ведение кадрового учета, в зависимости от потребностей фирмы, а также восстановление кадрового учета. Помощь специалистов поможет разгрузить штатный отдел кадров предпринимателя либо избежать затрат на его создание.
В комплекс услуг кадровиков «Ника» входят:
- разработка внутренних документов: положения об оплате труда, командировочных, премировании, коммерческой тайне, штатного расписания;
- составление трудовых договоров и должностных инструкций, договоров о материальной ответственности;
- ведение текущей документации: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, табеля учета заработной платы, записи в личных карточках и трудовых книжках;
- оформление документов об охране труда: вводного инструктажа, журналов регистрации, правил пожаробезопасности;
- начисление заработной платы, больничных;
- предоставление отчетности в контролирующие органы;
- обеспечение норм охраны труда на рабочих местах.
Эксперты с успехом выполнят все текущие задачи кадрового учета предпринимателя. Также при необходимости они обеспечат взаимодействие с трудовой инспекцией и представительство по спорам с действующими и бывшими сотрудниками в суде.
Наши преимущества
- Высокий уровень знаний сотрудников. Специалисты «Ника» имеют высшее профильное образование, многолетний опыт работы по специальности. Они регулярно повышают квалификацию, изучают нововведения законодательства и не допускают ошибок;
- Работа по договору. Качество услуг кадровиков гарантируется документом, имеющим юридическую силу. При нарушениях договоренностей вы сможете привлечь фирму к ответственности;
- Экономия на оплате труда. Вы платите только за фактически оказанные услуги, что выгодно при небольшом количестве сотрудников в штате;
- Сжатые сроки решения задач. Мы всегда находимся на связи и готовы дать отчет о выполненной работе.
Работники «Ника» более 10 лет сопровождают кадровый учет работников ИП. Они обеспечат точное соответствие кадровых документов требованиям законодательства и своевременную подготовку отчетности в срок.
Команда профессиональных бухгалтеров
Кузьмичева Мария
Генеральный директор
Степанова Екатерина
Бухгалтер по заработной плате
Завадко Людмила
Главный бухгалтер
Иванова Татьяна
Заместитель гл. бухгалтера
