Ведение кадрового учета для ИП

По закону, вести кадровый учет должны все работодатели, в том числе, организации и ИП. В процессе кадрового делопроизводства бизнесмен оформляет трудовые договора, составляет приказы, личные дела сотрудников. Он же обеспечивает хранение документов в архиве в течение срока, установленного законодательством. Для личных дел, списков работников, ведомостей на выплату зарплаты он составляет 75 лет.

Вести кадровый учет, принимать локальные нормативные акты индивидуальный предприниматель должен в случае, если имеет хотя бы одного работника в штате. Эта обязанность предусмотрена Трудовым Кодексом РФ. При отсутствии кадровых документов инспекция может наложить на бизнесмена штраф. Ошибки в ведении учета грозят предпринимателю административной и уголовной ответственностью.

Какие документы должны быть в кадровом учете ИП

Состав кадровых документов индивидуальных предпринимателей различен и зависит от характера деятельности, условий труда. Но есть обязательная документация, которую следует вести каждому бизнесмену. Ее запрашивают во время проверок Трудовая инспекция, ПФР, сотрудники ИФНС. В случае ее отсутствия на предприятии в отношении работодателя применяются административные санкции.

К таким документам относятся внутренние нормативные акты, распорядительные документы, а также кадровые бумаги, регламентирующие труд сотрудников. Предприятие должно пользоваться унифицированными формами приказов, расчетных документов: платежных ведомостей, кассовых книг. Бланки распорядительной документации руководитель может разработать самостоятельно, но на основании требований ГОСТа Р 7.0.97 – 2016. Они утверждаются подписью и печатью работодателя (если она предусмотрена).

Список обязательных документов ИП

Локальные нормативные документы:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• штатное расписание;
• положение об оплате труда и начислении премии;
• положение об обработке личных данных сотрудников;
• инструкции по охране труда;
• ведомость ознакомления с инструктажем по охране труда;
• книги учета предоставленных документов служащим.

Распорядительная документация:

• приказы о приеме на работу, переводе, увольнении работников;
• приказы об отстранении от службы, отзыве служащего из отпуска;
• приказы о вознаграждении и наложении штрафа и др.

Документы по кадровому составу:

• трудовые договоры с сотрудниками, закрепляющие их права и обязательства;
• график ежегодного отдыха;
• личные карточки служащих;
• трудовые книжки в бумажной форме;
• ведомость учета трудовых книжек;
• табель учета рабочего времени.

За отсутствие, утерю или неправильное оформление обязательных документов на предприятии предусмотрены штрафы. Они регламентируются статьей 5.27.1. КоАП и могут достигать 40 тысяч рублей. Также организацию могут наказать приостановкой деятельности на срок до 3 месяцев.

Цены на Январь 2025

Стоимость ведения кадрового учета для ИП (руб/мес)

Ведение кадрового учета работников

Кадровый учет ИП может вести самостоятельно – или доверить его профессионалам. При этом важно, чтобы специалист по кадрам знал:

• трудовое законодательство, нормы трудового права, законы о персональных данных;
• локальные нормативные акты организации;
• порядок составления, ведения и хранения документов по сотрудникам;
• расчеты льгот, компенсаций, заработных плат работникам.

Специалисты компании «Ника» предлагают услугу ведения кадрового учета у ИП с наемными работниками. Эксперты сопровождают бизнес с различной спецификой: большим количеством сотрудников, сезонным характером деятельности, текучестью кадров. Они знают нормы документооборота, правила внутреннего трудового распорядка, действующее законодательство по кадрам и охране труда. Сопровождение учета фирмой «Ника» позволяет полностью подготовиться к визитам трудовой инспекции и избежать санкций.

Документы, которые могут стать обязательными для учета ИП

В зависимости от специфики ведения бизнеса, в кадровом делопроизводстве предпринимателю могут понадобиться:

• Должностные инструкции. Они составляются, если нет возможности либо необходимости указывать перечень обязанностей сотрудников в договоре. Отдельными документами также можно оформить положение об аттестации, графики работы служащих;
• Положение о коммерческой тайне, если ИП хочет защитить свои базы от конкурентов;
• Коллективный договор с сотрудниками фирмы;
• Договоры о материальной ответственности, если в штате присутствуют должности, отвечающие за сохранность ценностей;
• Список должностей с ненормированным порядком работы (более 8 часов в день);
• График смен служащих;
• Журнал прохождения медицинских осмотров.

Специалисты «Ника» досконально знают состав обязательной и рекомендуемой к составлению кадровой документации предприятия. Они успешно проходят десятки проверок Трудовой инспекции в год без вопросов со стороны проверяющих органов. Опыт ведения кадрового делопроизводства гарантирует полное соответствие учета ИП актуальным требованиям законодательства.

Кадровый учет работников ИП в «Ника»

В нашей компании можно заказать полное или частичное ведение кадрового учета, в зависимости от потребностей фирмы, а также восстановление кадрового учета. Помощь специалистов поможет разгрузить штатный отдел кадров предпринимателя либо избежать затрат на его создание.

В комплекс услуг кадровиков «Ника» входят:

• разработка внутренних документов: положения об оплате труда, командировочных, премировании, коммерческой тайне, штатного расписания;
• составление трудовых договоров и должностных инструкций, договоров о материальной ответственности;
• ведение текущей документации: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, табеля учета заработной платы, записи в личных карточках и трудовых книжках;
• оформление документов об охране труда: вводного инструктажа, журналов регистрации, правил пожаробезопасности;
• начисление заработной платы, больничных;
• предоставление отчетности в контролирующие органы;
• обеспечение норм охраны труда на рабочих местах.

Эксперты с успехом выполнят все текущие задачи кадрового учета предпринимателя. Также при необходимости они обеспечат взаимодействие с трудовой инспекцией и представительство по спорам с действующими и бывшими сотрудниками в суде.

Наши преимущества

• Высокий уровень знаний сотрудников. Специалисты «Ника» имеют высшее профильное образование, многолетний опыт работы по специальности. Они регулярно повышают квалификацию, изучают нововведения законодательства и не допускают ошибок;
• Работа по договору. Качество услуг кадровиков гарантируется документом, имеющим юридическую силу. При нарушениях договоренностей вы сможете привлечь фирму к ответственности;
• Экономия на оплате труда. Вы платите только за фактически оказанные услуги, что выгодно при небольшом количестве сотрудников в штате;
• Сжатые сроки решения задач. Мы всегда находимся на связи и готовы дать отчет о выполненной работе.

Работники «Ника» более 10 лет сопровождают кадровый учет работников ИП. Они обеспечат точное соответствие кадровых документов требованиям законодательства и своевременную подготовку отчетности в срок.

Команда профессиональных бухгалтеров