По закону, вести кадровый учет должны все работодатели, в том числе, организации и ИП. В процессе кадрового делопроизводства бизнесмен оформляет трудовые договора, составляет приказы, личные дела сотрудников. Он же обеспечивает хранение документов в архиве в течение срока, установленного законодательством. Для личных дел, списков работников, ведомостей на выплату зарплаты он составляет 75 лет.
Вести кадровый учет, принимать локальные нормативные акты индивидуальный предприниматель должен в случае, если имеет хотя бы одного работника в штате. Эта обязанность предусмотрена Трудовым Кодексом РФ. При отсутствии кадровых документов инспекция может наложить на бизнесмена штраф. Ошибки в ведении учета грозят предпринимателю административной и уголовной ответственностью.
Какие документы должны быть в кадровом учете ИП
Состав кадровых документов индивидуальных предпринимателей различен и зависит от характера деятельности, условий труда. Но есть обязательная документация, которую следует вести каждому бизнесмену. Ее запрашивают во время проверок Трудовая инспекция, ПФР, сотрудники ИФНС. В случае ее отсутствия на предприятии в отношении работодателя применяются административные санкции.
К таким документам относятся внутренние нормативные акты, распорядительные документы, а также кадровые бумаги, регламентирующие труд сотрудников. Предприятие должно пользоваться унифицированными формами приказов, расчетных документов: платежных ведомостей, кассовых книг. Бланки распорядительной документации руководитель может разработать самостоятельно, но на основании требований ГОСТа Р 7.0.97 – 2016. Они утверждаются подписью и печатью работодателя (если она предусмотрена).
Список обязательных документов ИП
Локальные нормативные документы:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- штатное расписание;
- положение об оплате труда и начислении премии;
- положение об обработке личных данных сотрудников;
- инструкции по охране труда;
- ведомость ознакомления с инструктажем по охране труда;
- книги учета предоставленных документов служащим.
Распорядительная документация:
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнении работников;
- приказы об отстранении от службы, отзыве служащего из отпуска;
- приказы о вознаграждении и наложении штрафа и др.
Документы по кадровому составу:
- трудовые договоры с сотрудниками, закрепляющие их права и обязательства;
- график ежегодного отдыха;
- личные карточки служащих;
- трудовые книжки в бумажной форме;
- ведомость учета трудовых книжек;
- табель учета рабочего времени.
За отсутствие, утерю или неправильное оформление обязательных документов на предприятии предусмотрены штрафы. Они регламентируются статьей 5.27.1. КоАП и могут достигать 40 тысяч рублей. Также организацию могут наказать приостановкой деятельности на срок до 3 месяцев.
Цены на Январь 2025
Стоимость ведения кадрового учета для ИП (руб/мес)
| Показатель расчета стоимости | УСН 6% | УСН 6% с дохода | УСН 7% доход-расход | ОСНО (НДС) | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ИП | Услуги, Торговля | Услуги | Торговля/производство | Услуги | Торговля | Произ-во | ||
| Исходящие и входящие комплекты документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые и товарные чеки, отчеты о розничных продажах) | ||||||||
| до 5 сделок в месяц | 4 000 | 6 000 | 6 500 | 6 500 | 7 000 | 7 500 | 7 500 | 8 000 |
| до 10 сделок в месяц | 7 500 | 12 000 | 13 500 | 12 750 | 14 250 | 15 000 | 16 500 | 18 000 |
| до 30 сделок в месяц | 12 500 | 20 000 | 22 500 | 21 250 | 23 750 | 25 000 | 27 500 | 30 000 |
| до 50 сделок в месяц | 20 000 | 32 000 | 36 000 | 34 000 | 38 000 | 40 000 | 44 000 | 48 000 |
| до 70 сделок в месяц | 27 500 | 44 000 | 49 500 | 46 750 | 52 250 | 55 000 | 60 500 | 66 000 |
| до 100 сделок в месяц | 37 500 | 60 000 | 67 500 | 63 750 | 71 250 | 75 000 | 82 500 | 90 000 |
| Только с автоматизацией: | ||||||||
| от 100 до 150 сделок в месяц | 52 500 | 84 000 | 94 500 | 89 250 | 99 750 | 105 000 | 115 500 | 126 000 |
| от 150 до 200 сделок в месяц | 65 000 | 104 000 | 117 000 | 110 500 | 123 500 | 130 000 | 143 000 | 156 000 |
| от 200 до 250 сделок в месяц | 75 000 | 120 000 | 135 000 | 127 500 | 142 500 | 150 000 | 165 000 | 180 000 |
| от 250 до 300 сделок в месяц | 90 000 | 144 000 | 162 000 | 153 000 | 171 000 | 180 000 | 198 000 | 216 000 |
| Дополнительная надбавка Оборот, ОП, Маркетплейсы | ||||||||
| Оборот свыше 15 млн | Пересмотр цен. Дополнительное соглашение | |||||||
| Обособленное подразделение | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% | 10% |
| Маркетплейсы | 5000 р. за каждый кабинет | |||||||
| ВЭД или за каждую сделку: | ПЛЮС 50% к стоимости индивидуально | |||||||
| Заработная плата, налоги и взносы, и отчеты ФОТ | Цена |
|---|---|
| За каждого сотрудника (гр-н РФ) | 1200 руб. |
| За каждого иностранца | 1800 руб. |
| Зачет патентов иностранцев в счет НДФЛ | 600 руб. |
| Другие выплаты физ. лицам (неокладная система, отпускные, больничные листы, аренда имущества, сот. связь, алименты, пр. компенсации) | 600 руб. |
| Командировки | Цена |
| За каждую командировку | 900 руб. |
Ведение кадрового учета работников
Кадровый учет ИП может вести самостоятельно – или доверить его профессионалам. При этом важно, чтобы специалист по кадрам знал:
- трудовое законодательство, нормы трудового права, законы о персональных данных;
- локальные нормативные акты организации;
- порядок составления, ведения и хранения документов по сотрудникам;
- расчеты льгот, компенсаций, заработных плат работникам.
Работнику отдела кадров нужно уметь оформлять сотрудников на работу, составлять трудовые договора, должностные инструкции, личные дела, ежегодные отпуска, вносить записи в бумажную или электронную трудовую книжку. Вести документооборот нужно аккуратно, в соответствии с учетной политикой предприятия и актуальным законодательством. В этом случае предприниматель сможет защитить бизнес от проверок контролирующих органов и штрафов.
Специалисты компании «Ника» предлагают услугу ведения кадрового учета у ИП с наемными работниками. Эксперты сопровождают бизнес с различной спецификой: большим количеством сотрудников, сезонным характером деятельности, текучестью кадров. Они знают нормы документооборота, правила внутреннего трудового распорядка, действующее законодательство по кадрам и охране труда. Сопровождение учета фирмой «Ника» позволяет полностью подготовиться к визитам трудовой инспекции и избежать санкций.
Документы, которые могут стать обязательными для учета ИП
В зависимости от специфики ведения бизнеса, в кадровом делопроизводстве предпринимателю могут понадобиться:
- Должностные инструкции. Они составляются, если нет возможности либо необходимости указывать перечень обязанностей сотрудников в договоре. Отдельными документами также можно оформить положение об аттестации, графики работы служащих;
- Положение о коммерческой тайне, если ИП хочет защитить свои базы от конкурентов;
- Коллективный договор с сотрудниками фирмы;
- Договоры о материальной ответственности, если в штате присутствуют должности, отвечающие за сохранность ценностей;
- Список должностей с ненормированным порядком работы (более 8 часов в день);
- График смен служащих;
- Журнал прохождения медицинских осмотров.
Специалисты «Ника» досконально знают состав обязательной и рекомендуемой к составлению кадровой документации предприятия. Они успешно проходят десятки проверок Трудовой инспекции в год без вопросов со стороны проверяющих органов. Опыт ведения кадрового делопроизводства гарантирует полное соответствие учета ИП актуальным требованиям законодательства.
Кадровый учет работников ИП в «Ника»
В нашей компании можно заказать полное или частичное ведение кадрового учета, в зависимости от потребностей фирмы, а также восстановление кадрового учета. Помощь специалистов поможет разгрузить штатный отдел кадров предпринимателя либо избежать затрат на его создание.
В комплекс услуг кадровиков «Ника» входят:
- разработка внутренних документов: положения об оплате труда, командировочных, премировании, коммерческой тайне, штатного расписания;
- составление трудовых договоров и должностных инструкций, договоров о материальной ответственности;
- ведение текущей документации: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, табеля учета заработной платы, записи в личных карточках и трудовых книжках;
- оформление документов об охране труда: вводного инструктажа, журналов регистрации, правил пожаробезопасности;
- начисление заработной платы, больничных;
- предоставление отчетности в контролирующие органы;
- обеспечение норм охраны труда на рабочих местах.
Эксперты с успехом выполнят все текущие задачи кадрового учета предпринимателя. Также при необходимости они обеспечат взаимодействие с трудовой инспекцией и представительство по спорам с действующими и бывшими сотрудниками в суде.
Наши преимущества
- Высокий уровень знаний сотрудников. Специалисты «Ника» имеют высшее профильное образование, многолетний опыт работы по специальности. Они регулярно повышают квалификацию, изучают нововведения законодательства и не допускают ошибок;
- Работа по договору. Качество услуг кадровиков гарантируется документом, имеющим юридическую силу. При нарушениях договоренностей вы сможете привлечь фирму к ответственности;
- Экономия на оплате труда. Вы платите только за фактически оказанные услуги, что выгодно при небольшом количестве сотрудников в штате;
- Сжатые сроки решения задач. Мы всегда находимся на связи и готовы дать отчет о выполненной работе.
Работники «Ника» более 10 лет сопровождают кадровый учет работников ИП. Они обеспечат точное соответствие кадровых документов требованиям законодательства и своевременную подготовку отчетности в срок.
Команда профессиональных бухгалтеров
Кузьмичева Мария
Генеральный директор
Степанова Екатерина
Бухгалтер по заработной плате
Завадко Людмила
Главный бухгалтер
Иванова Татьяна
Заместитель гл. бухгалтера
