Система кадрового делопроизводства

Процесс ведения кадрового делопроизводства

Предприятия, выступающие в роли работодателя и нанимающие сотрудников, по закону обязаны вести учет кадров. Взаимодействие с персоналом происходит через оформление различных документов, от приказа на прием до штатного расписания. Такого рода взаимодействие требует от специалиста знания трудового кодекса, мониторинга поправок и нововведений и внесения изменения в существующие шаблоны.

Все это составляет основу кадрового делопроизводства, направленного на документирование кадровых процессов и организацию работы с документами в соответствии с нормами ТК РФ. Каждая компания имеет свою специфику работы с документами и нюансы по их оформлению, поэтому для организации кадрового делопроизводства необходимо зафиксировать порядок работы с такой документацией в локальном акте.

Кадровое делопроизводство выполняет две важные функции:

• Оформление всех кадровых действий, производящихся в отношении сотрудников;
• Разработка и утверждение актов, регламентирующих трудовые взаимоотношения внутри организации.

Типичные ошибки кадрового делопроизводства

Недостаточные знания трудового кодекса и неправильное понимание норм труда приводит к ошибкам при ведении делопроизводства. Вот несколько направлений, на которые следует обратить особое внимание:

Формирование личного дела:

Личное дело формируется с даты приема сотрудника и закрывается после его увольнения. Здесь часто допускают следующие ошибки:

• Нет обязательных документов в комплекте (личная карточка, должностная инструкция);
• Подшиты копии личных документов (копия паспорта);
• Личные дела передаются третьим лицам;

Оформление трудового договора:

• Не указаны условия труда, которые определяются на основании результатов аттестации рабочих мест;
• Некорректно обозначено место работы;
• Отсутствует пункт о размере заработной платы;
• Договор составлен в одном экземпляре или сотрудником не поставлена подпись о получении своего экземпляра на оригинале работодателя.

Записи в трудовых книжках:

• Неправильная нумерация внесенных записей (н-р, пропуск порядкового номера);
• Несоответствие формулировкам, приведенных в положениях ТК;
• Ошибки при переносе номера и даты приказов;
• Отсутствие записи о переводе и др.

Другие ошибки зачастую совершаются при оформлении приказов на прием, графика отпусков, штатного расписания и срочных договоров.

Основные документы кадрового делопроизводства

Перечень обязательных документов регулируется ТК РФ и выглядит следующим образом:

• Трудовой договор;
• Личная карточка;
• График отпусков — фиксирует сроки обязательных ежегодных отпусков;
• Штатное расписание — содержит сведения о численности персонала, его составе, названии должностей;
• Правила внутреннего распорядка — утверждают порядок приема и увольнения, режим работы и отдыха, дисциплинарные меры и т.д.;
• Табель учета рабочего времени — фиксирует фактически отработанные часы и на его основе производят начисление зарплаты;
• Положение о персональных данных (ПД) — закрепляет порядок обработки и хранения ПД сотрудников;
• Инструкция по охране труда — содержит правила безопасного поведения на рабочем месте;
• Согласие на обработку ПД сотрудника;
• Положение об оплате труда;
• Трудовая книжка.

Электронная подпись в кадровом делопроизводстве

Все больше компаний переходит на электронный документооборот (ЭДО), потому что это значительной мере упрощает их работу. Электронная документация — это документы в цифровом формате, которые можно передавать через информационную систему (Диадок, СБИС или какую-либо другую), открывать и читать с любого электронного устройства и подписывать с помощью электронной подписи. Этот документ не нужно дублировать в бумажном виде или распечатывать после подписания. Такая система позволяет вести электронный учет и уменьшить количество бумажных документов.

Электронная подпись (ЭП) выдается в специализированных удостоверяющих центрах. Она бывает простой и усиленной, последняя в свою очередь подразделяется на квалифицированную и неквалифицированную. Некоторые документы могут быть подписаны только УКЭП (трудовой договор, подтверждение об ознакомлении с ЛНА, приказ о приеме и др.).

Нововведения в кадровом делопроизводстве 2022

С 1 января 2022 года в кадровом делопроизводстве произошел ряд изменений. Главными нововведениями, вступившие в силу, стали: электронные больничные листы, передача сведений в ФСС в течении 3-х дней с момента подписания больничных, новый порядок подсчета страхового стажа, увеличенный МРОТ, обязательная публикация вакансии на портале “Работа в России” для компаний численностью более 25 человек, получение ЭЦП в налоговой или аккредитованных УЦ, введение ЭП для физлиц и электронных доверенностей и др.

Программы для ведения кадрового делопроизводства

Специализированное ПО для ведения кадрового учета упрощает работу, автоматизирует процессы и позволяет создать единую базу данных. Одной из таких программ является 1С. Данное ПО не только помогает наладить автоматизированную работу с документами, но и производить расчет зарплаты, а также формировать и выгружать отчеты в ПФР и Налоговую инспекцию. Преимущество программы в том, что в нее уже зашиты унифицированные формы бланков, которые можно формировать автоматически одним нажатием кнопки, а если организация решит утвердить собственные формы, то в них можно будет внести корректировки.

Обязательные журналы в кадровом делопроизводстве

Ведение регистрационных журналов — удобный инструмент в руках кадровой службы. Многие журналы создаются для дополнительного учета и создаются исходя из потребностей организации. Предприниматель может ввести большое количество таких журналов разного назначения, чтобы в нужный момент обратиться к реестру и быстро найти требуемую информацию.

Отметим, что также существуют обязательные журналы, которые необходимо вести и заполнять регулярно: по учету и движению трудовых книжек и вкладышей, по регистрации проверок, осуществляемых государственными инстанциями, по учету НС на производстве, по прохождению вводного инструктажа и инструктажа по пожарной безопасности.

Законодательство по кадровому делопроизводству

Кадровым работникам прежде всего нужно опираться на Трудовой кодекс РФ, где собраны основные пункты, регламентирующие трудовую деятельность.

Также нужно принимать во внимание нормы, установленные Госкомстатом (Постановление №1 от 5 января 2004 г.) об использовании унифицированных бланков, Генштабом ВС РФ (Методические рекомендации от 11 июля 2017 г.) о ведении воинского учета, Правительством РФ (Постановление № 225 от 16 апреля 2003 г.) о правилах обращения с трудовыми книжками, Минтрудом РФ (Постановление № 69 от 10 октября 2003 г.) о требованиях заполнения труд. книжек и Стандартом ГОСТ Р7.0.97-2016 от 9 декабря 2016 г.

Оптимизация кадрового делопроизводства

Специалисты по кадрам обрабатывают довольно внушительный объем бумаг, поэтому компании стремятся оптимизировать их работу. Как это можно сделать? Прежде всего необходимо понимать, какие документы и процессы нужно оставить, а от каких есть возможность отказаться. Если говорить о документации, то следует:

• Оставить только предписанные актуальным законодательством и трудовыми нормами, их перечень вы можете найти выше. Отказаться можно от документов, которые раньше считались обязательными, но потом утратили этот статус и оформляются по желанию организации.
• Перевести в электронный вид документы, которые можно не оформлять и не дублировать на бумаге. Для этого можно составить таблицу с названием документа и нормативным актом, закрепляющим работу с ним, а потом определить, какие из них стоит перевести в электронный формат, а какие придется оставить на бумаге.
• Адаптировать содержание документа. В документе следует прописывать только необходимые пункты, которые выражают потребности работодателя и защищают компанию с юридической точки зрения. Типовые формы можно сокращать, дорабатывать (когда это не противоречит нормам), и если компания разрабатывает собственную форму, ее следует утвердить соответствующим приказом.
• Использовать специализированные программы для ведения кадровой документации. Это значительно упрощает работу, сокращает время на внесение личных данных и подготовку отчетов и уменьшает риск человеческого фактора (невнимательность, ошибки при расчетах). Об этом мы говорили выше.

Теперь коснемся процессов. Здесь можно оптимизировать процесс утверждения нового документа, который состоит из нескольких этапов. Например, традиционно компании подготавливают проект, потом он проходит проверку, далее переходит на согласование руководством, затем юридическим отделом, и только потом его утверждают и регистрируют, при этом отделы ориентируются на установленные сроки согласования. Порой полный цикл от разработки до регистрации длится очень долго и стопорится на каком-то определенном этапе, что делает процесс сложным и неэффективным. Для его оптимизации можно пересмотреть сроки согласования или уменьшить количество согласующих сотрудников.

Анализ кадрового учета

Под анализом кадрового учета понимается проверка документации с целью оценки правильности ведения учета, в частности выявления ошибок в оформлении документов и несоответствия их содержания с трудовым законодательством. Такой анализ позволяет определить риски для предприятия в случае возникновения конфликта. По результатам анализа создаются рекомендации по исправлению ошибок, устранению недочетов. Кадровый анализ выявляет, каких обязательных документов недостает и какие следует доработать. Одной из целей анализа является консультационная поддержка специалистов по кадрам в работе по исправлению типичных ошибок. Такие функции обычно выполняют сторонние аудиторские компании.

График отпусков в кадровом делопроизводстве

В компании каждый год должен составляться график с периодами предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. Для заполнения графика используют форму Т-7 или утвержденный бланк организации. График подготавливают к конкретно установленной дате, при нарушении сроков его составления трудовая инспекция может выписать штраф.

Чтобы заполнить графы правильно, кадровик первым делом должен собрать информацию по каждому сотруднику о желательных датах отпуска. Далее нужно проверить, устроены ли в организации работники, получающие льготы, которые могут взять отпуск любое время. После этого можно свести воедино собранные данные, внести сотрудников по совместительству и тех, кто в предстоящем году выходит из декрета. Последний шаг — утверждение и подписание графика отпусков: руководители отделов согласуют график, отдел кадров издает приказ и после подписания директором под роспись ознакамливает с графиком сотрудников.

Документы в кадровой делопроизводстве

В ТК существует понятие первичной кадровой документации. К ней относятся унифицированные формы:

• Приказ о приеме и увольнении;
• Приказ о переводе, о предоставлении отпуска и командировке;
• Личная карточка работника;
• Штатное расписание;
• График отпусков;
• Приказ о поощрении;
• Табель учета рабочего времени;
• Расчетный листок;
• Платежная ведомость;
• Записка-расчет об отпуске и при увольнении.

Перечисленные бланки первичной документации действительны для всех организаций РФ.

Кадровый учет иностранцев

Если организация собирается трудоустраивать иностранных граждан, она должна знать, что в 2022 году вступил в силу новый Федеральный закон, согласно которому все иностранцы (кроме граждан Белоруссии), въезжающие в РФ, обязаны проходить медосмотр (с периодичностью раз в три месяца), снятие отпечатков пальцев и фотографирование. Поэтому перед тем, как принимать на работу иностранцев, следует проверить наличие сертификата о медосмотре. Перечень обязательных документов зависит от того, в каком статусе иностранный гражданин пребывает на территории России.

Иностранцы с видом на жительство (ВНЖ) при трудоустройстве сдают обычный пакет документов. Те, кто получил РВП (обычно оно выдается на 3 года), может трудоустроиться только в регионе его выдачи. Для временно пребывающих иностранцев (без ВНЖ, но с миграционной картой) оформляется разрешение на привлечение иностранных работников. Такой сотрудник может работать лишь по профессии, указанной в разрешении. Компания, трудоустраивающая иностранца с ВКС, должна ежеквартально предоставлять сведения в МВД о фактической выплате зарплаты. Страховые взносы за него не отчисляются.

Нюансы по оформлению кадровых документов зависят от того, въезжает ли иностранец с визой или без визы. Например, граждане евроазиатской экономической ассоциации, для которых действует безвизовый режим, не обязаны получать специальных разрешений и патентов. Остальные же граждане без виз должны оформить патент. Иностранный работник должен самостоятельно получить медицинский полис и подать уведомление о постановке на миграционный учет. Работать он сможет только на той территории и только по той профессии, которые зафиксированы в патенте.

Что касается иностранцев с визой, то при его приеме нужно проверить, применяется ли к его должности квоты, если да, то он должен получить квоту. Затем работодатель подает заявку в Министерство труда с обоснованием необходимости в иностранных работников, выписку ЕГРЮЛ и Гарантийное письмо о том, что он обязуется предоставить сотруднику жилье и медицинскую помощь. Далее работодатель должен получить в МВД разрешение на привлечение к работе.

При заключении или расторжении договора с любым иностранным сотрудником, компания обязана направить уведомление об этом факте в МВД в течение 3-х рабочих дней.

Штрафы в кадровом делопроизводстве

Важно регулярно проводить ревизию ЛНА на предмет наличия всех обязательных документов, которых требует действующее законодательство. Если каких-то документов не хватает или они составлены с ошибкой, компания может получить штраф. Чтобы предотвратить такой сценарий, следует составить список недостающих документов и разработать требующиеся положения. При разработке и утверждении документов ориентируйтесь на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Размеры штрафов для ИП и ООО отличаются. Давайте рассмотрим самые основные:

• Не составлен трудовой договора спустя 3 дня после начала работы — 5000 — 10 000 рублей для ИП и 50 000 — 100 000 рублей для ООО;
• Не оформлены кадровые документы (личная карточка, трудовая) — 1000 — 5000 рублей для ИП и 50 000 — 100 000 рублей для ООО;
• Работа с иностранцем без патента или разрешения на работу — 35 000 — 75 000 рублей для ИП и до 400 000 рублей для ООО;
• Нарушены требования охраны труда, не проведена спецоценка условий труда —  2000 — 10 000 рублей для ИП и 50 000 — 80 000 рублей для ООО и др.
• Сотрудник работает без прохождения инструктажа — 15 000 — 20 000 рублей для ИП и 110 000 — 130 000 рублей для ООО и др.

Виды приказов в кадровом делопроизводстве

К кадровым относят основные приказы, регулирующие трудовую деятельность работника (о приеме, переводе в другой отдел, увольнении и т.д.). Организационные приказы (повышении квалификации, проведении аттестации, назначении комиссии или о направлении в командировку) издают только те предприятия, в работе которых существуют такие процессы. Как вести нумерацию приказов? Этот вопрос не регулируется законодательством и остается на усмотрение работодателя, порядок нумерации организация может закрепить в ЛНА.

Учет приказов ведется в соответствии со сроками их хранения. Приказы о приеме сотрудника нужно хранить в течение 50 лет, а приказы на отпуск — не больше 5. Для дифференциации разных видов приказов следует использовать специальные индексы, например, приказы на отпуск можно обозначать 1-О. Также в компании должен присутствовать журнал учета кадровых приказов для их регистрации, универсальной формы не существует, ее можно разработать самостоятельно.

Изданный приказ не вступит в силу пока не будет подписан руководителем. Поэтому сперва на приказе ставит подпись руководитель, а затем подписанный документ передается на ознакомление сотрудникам, несущим ответственность за его исполнение.

Особенности кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях

Для медицинских работников действуют общие нормы трудового законодательства ТК РФ. Тем не менее трудовые отношения с медиками имеют свою специфику. Основная особенность ведения кадрового учета в медучреждениях — это прием на работу на основании штатных нормативов, установленных по отделениям медучреждения. Нормативы численности должны быть утверждены Минздравом и согласованы Минтрудом, но так как на данный момент они не разработаны, каждая медицинская организация имеет право разрабатывать их самостоятельно. Для этого можно опираться на штатные нормативы для отделений, разработанные Минздравом России.

Еще одна особенность учета в медицинских организациях  — обязательное оформление личного листка для формирования личного дела. Личный листок по учету кадров представляет собой основу личного дела медработника. Он содержит персональные данные и краткую биографию сотрудника и заполняется им собственноручно после трудоустройства.

Кадровый учет на микропредприятиях

Упрощенный учет ведут ИП и организации со статусом «микропредприятия» в едином реестре малого и среднего предпринимательства. Этот Статус предприятие получает, если:

• Средняя численность за прошлый не выше 15 человек;
• Доход за год составил не больше 120 млн. рублей;
• Доля в уставном капитале государственных органов, благотворительных организаций не превысила 25%;
• Совокупная доля участия крупных компаний не превысила 49%.

Упрощенная система кадрового учета на практике означает полный или частичный отказ от ЛНА. Это касается ПВТР, положений об оплате труда и других нормативных документов. Их количество зависит от конкретной сферы деятельности бизнеса и предпочтений руководителя. Обязательными документами по-прежнему остаются договоры, штатное расписание, график отпусков, положение о персональных данных, инструкции по ОТ.

Кто занимается кадровым делопроизводством?

Вести кадровый учет имеет право кадровый специалист, отдел кадров или непосредственно руководитель . Это зависит от ее размеров, количества структурных подразделений, текучки кадров, объема документов. Чем больше штат, тем больший поток документов приходится обрабатывать. В крупных организациях отдел кадров может состоять из нескольких человек, где каждый специалист ответственен за свой участок.

В организациях с небольшой численностью (10-15 человек) с кадровой работой может спокойно справляться один единственный сотрудник или сам руководитель. Чем сложнее инфраструктура компании, тем более разнообразные и сложные задачи решает кадровый специалист, поэтому для качественной работы нужна соответствующая подготовка и обучение. Но если компания небольшая, то с ведением кадрового производства, даже с нуля, может разобраться любой грамотный сотрудник.

Архивное кадровое делопроизводство

Существует архивное законодательство, которое предписывает хранение первичных документов после увольнения сотрудника в течение определенного периода времени, а также оговаривает порядок и условия их хранения. Что касается коммерческих организаций, сроки хранения документов определяются учетной политикой . Организовать архив можно на самом предприятии или в отдельном помещении. Если архивы документов хранятся внутри компании, то необходимо обзавестись папками, коробами и стеллажами для их формирования и систематизации.

У нас вы можете заказать консультацию по ведению бухгалтерского учета и полное бухгалтерское сопровождение.