Бухгалтерский учет онлайн-кассы

В статье 15 КоАП РФ сказано, что за грубые ошибки в бухучете должностные лица могут получить штраф в размере до 20 000 рублей. Чтобы избежать этих рисков, мы расскажем, как вести учет онлайн-касс, за которыми налоговые инспекторы следят особенно внимательно.

До 2017 года кассовая техника в РФ использовалась только, чтобы принимать наличные деньги, я понятия бухгалтерский учет онлайн-касс не существовало.

Но после реформы которая длилась целых три года с 2017 по 2021 годы, удалось основательно переработать закон № 54 ФЗ. До этого он регулировал только применение кассовых аппаратов оффлайн.

Появилось не только юридическое определение оборудования новых типов, но и реальные ситуации, в которых обязательно применять онлайн-кассы.

В новой редакции закона прописали множество исключений, периодов перехода и рассрочек. И чтобы разобраться, как все это работает на практике, мы расскажем, как регламентируют бухгалтерский учет онлайн-касс по новым законодательным нормам.

Когда онлайн-касса обязательна для ИП

Когда, вообще, нужно применять контрольно-кассовый терминал?

Всегда и обязательно при расчетах с физическими лицами при любой форме оплаты.
С ИП и юридическими лицами при расчете банковской картой или наличными на сумму до 100 тыс. руб. в рамках договора.

Если лимит превышен, деньги отправляют по безналу без применения кассового аппарата.

Цены на Январь 2025

Базовая стоимость по системам налогообложения
(руб/меc) для ООО/ПАО/НКО

Показатель расчета стоимости	УСН 6% с дохода		УСН 7% доход-расход		Общая система налогообложения (НДС)
Показатель расчета стоимости	Услуги, торговля		Услуги	Торг/Пр.	Услуги	Торговля	Произ-во
Исходящие и входящие комплекты документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые и товарные чеки, отчеты о розничных продажах)
до 5 сделок в месяц	6 000	6 500	6 500	7 000	7 500	7 500	8 000
до 10 сделок в месяц	12 000	13 500	12 750	14 250	15 000	16 500	18 000
до 30 сделок в месяц	20 000	22 500	21 250	23 750	25 000	27 500	30 000
до 50 сделок в месяц	32 000	36 000	34 000	38 000	40 000	44 000	48 000
до 70 сделок в месяц	44 000	49 500	46 750	52 250	55 000	60 500	66 000
до 100 сделок в месяц	60 000	67 500	63 750	71 250	75 000	82 500	90 000
Только с автоматизацией:
от 100 до 150 сделок в месяц	84 000	94 500	89 250	99 750	105 000	115 500	126 000
от 150 до 200 сделок в месяц	104 000	117 000	110 500	123 500	130 000	143 000	156 000
от 200 до 250 сделок в месяц	120 000	135 000	127 500	142 500	150 000	165 000	180 000
от 250 до 300 сделок в месяц	144 000	162 000	153 000	171 000	180 000	198 000	216 000
Дополнительная надбавка Оборот, ОП, Маркетплейсы
Оборот свыше 15 млн	Пересмотр цен. Дополнительное соглашение
Обособленное подразделение	10%	10%	10%	10%	10%	10%	10%
Маркетплейсы	5000 р. за каждый кабинет
ВЭД или за каждую сделку:	ПЛЮС 50% к стоимости индивидуально

Базовая стоимость по системам налогообложения
(руб/меc) для ИП

Показатель расчета стоимости	УСН 6%	УСН 6% с дохода		УСН 7% доход-расход		ОСНО (НДС)
Показатель расчета стоимости	ИП	Услуги, Торговля		Услуги	Торговля/производство	Услуги	Торговля	Произ-во
Исходящие и входящие комплекты документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, кассовые и товарные чеки, отчеты о розничных продажах)
до 5 сделок в месяц	4 000	6 000	6 500	6 500	7 000	7 500	7 500	8 000
до 10 сделок в месяц	7 500	12 000	13 500	12 750	14 250	15 000	16 500	18 000
до 30 сделок в месяц	12 500	20 000	22 500	21 250	23 750	25 000	27 500	30 000
до 50 сделок в месяц	20 000	32 000	36 000	34 000	38 000	40 000	44 000	48 000
до 70 сделок в месяц	27 500	44 000	49 500	46 750	52 250	55 000	60 500	66 000
до 100 сделок в месяц	37 500	60 000	67 500	63 750	71 250	75 000	82 500	90 000
Только с автоматизацией:
от 100 до 150 сделок в месяц	52 500	84 000	94 500	89 250	99 750	105 000	115 500	126 000
от 150 до 200 сделок в месяц	65 000	104 000	117 000	110 500	123 500	130 000	143 000	156 000
от 200 до 250 сделок в месяц	75 000	120 000	135 000	127 500	142 500	150 000	165 000	180 000
от 250 до 300 сделок в месяц	90 000	144 000	162 000	153 000	171 000	180 000	198 000	216 000
Дополнительная надбавка Оборот, ОП, Маркетплейсы
Оборот свыше 15 млн	Пересмотр цен. Дополнительное соглашение
Обособленное подразделение	10%	10%	10%	10%	10%	10%	10%	10%
Маркетплейсы	5000 р. за каждый кабинет
ВЭД или за каждую сделку:	ПЛЮС 50% к стоимости индивидуально

Когда онлайн-касса необязательна для ИП

Особые категории

Есть определенные категории, которым разрешили работать без онлайн-касс. Полный перечень представлен в законе №54 ФЗ статья №2 пункт 2.1.

В этом списке есть многие виды деятельности, которые, вообще, нехарактерны для ИП. Например, ТСЖ или страховая деятельность. Но есть и вполне стандартные: торговля газетами, ремонт обуви или услуги носильщиков в аэропортах, на железнодорожных и автовокзалах.

Труднодоступная местность

Некоторые местности освобождены от дополнительных мер контроля в силу своего географического положения. Список таких мест определяет правительство на местах.

Важный момент — местность обязательно должна быть признана труднодоступной и находится в списке таких мест на интернет-ресурсе местных властей.

При расчетах с покупателями в таких условиях им все равно нужно выдавать документ, который заменяет кассовый чек. Форма может быть свободной, но есть список обязательных реквизитов. Он указан во второй статье закона №54 ФЗ.

В этот список также попадают местности, отдаленные от региональных сетей связи. Их также утверждает власть на местах. Для этой категории использование кассовой техники обязательно. Хотя ее применение и разрешено автономно без подключения к интернету.

Когда срок действия фискального накопителя закончится, у ИФНС есть право потребовать его данные. И это правило распространяется на всех индивидуальных предпринимателей, вне зависимости от выбранной системы налогообложения.

Спецрежимы и льготы

В перечень исключений также попали послабления, которые связаны со спецрежимами по налогам.

Больше всего льгот получают ИП на патенте. Например, в эту категорию попадают: ремонт мебели, организация свадеб, прокат вещей, химчистка, гравировка, проведение экскурсий, остекление балконов, уборка квартир, а также многие другие категории.

Полный список смотрите в пункте 2.1 второй статьи федерального закона №54.

Чтобы понять, нужно ли вам покупать онлайн-кассу и вести бухгалтерский учет операций, обязательно проверьте все списки. Если ваша деятельность или местность есть хотя бы в одном из них, вопрос покупки оборудования не актуален совсем или актуален для использования автономно.

Как понять, нужна ли предприятию онлайн-касса

Предприятия на ОСНО, УСН и ЕСХН работают на общих основаниях. Для них не предусмотрено никаких специальных условий.

Но чтобы точно разобраться в ситуации, задайте себе эти вопросы:

Будете ли вы вести расчеты с контрагентами только через расчетный счет? Если да, кассу можно не ставить. Если нет, задаем себе следующий вопрос.
Находится ли ваше ИП в местности, где действует режим освобождения от онлайн-кассы? Если да, не покупаем оборудование или используем его автономно. Если нет — переходим к следующему вопросу.
Вы ведете только ту деятельность, которой закон разрешает не использовать онлайн-кассы? Да — не покупаем оборудование, нет — заказываем аппарат.
Если ИП платит НПД, ему не нужно устанавливать кассовый аппарат. Но чеки все равно нужно формировать в приложении «Мой налог» и отправлять их покупателям по электронной почте.

Важно понимать, что отправка чека обязательна в случае продажи товаров и услуг обычным гражданам, а также индивидуальным предпринимателям и организациям.

Если сегодня у вас есть право работать без кассы, советуем внимательно следить за всеми изменениями в законодательстве. Нововведения могут появиться даже завтра и коснуться именно вашего вида деятельности или местности.

Если вам трудно самостоятельно разобраться со всеми нюансами бухгалтерского учета онлайн-касс, задавайте вопросы или записывайтесь на более подробную консультацию по телефону:
+7 812 459-03-33

Мы поможем вам не только с постановкой бухгалтерского учета, но также с покупкой и настройкой кассового оборудования.